PROTOCOLO

Empresa y protocolo

José María Gómez López, Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales y Profesor de Cursos de Experto en Ceremonial y Protocolo. Universidad San Pablo-CEU. Sevilla.

02/06/2020

Existen innumerables definiciones de la palabra “protocolo “, pero una  más general se concretaría como “aquella disciplina que con realismo, habilidad  y técnica determina las estructuras bajo las cuales se realiza una actividad importante “.  Para una definición más cercana a este articulo  viene a colación la expresada por el economista y experto en protocolo empresarial Gerardo Correa Sánchez, “el conjunto de criterios que han de observarse para la organización de actos públicos en una entidad privada, para disponer el ordenamiento interno de los cargos de esta y para definir las relaciones humanas dentro y fuera del ámbito de la misma” (1)

¿ES NECESARIO EL PROTOCOLO EN LA EMPRESA?

En el mundo empresarial, algunos  podrán pensar que en lugar de protocolo es suficiente  un departamento de Relaciones Publicas  (RR.PP.) ;  pero hay que tener en cuenta que la misión de estas últimas es la gestión integral de las relaciones/comunicación de la organización con sus públicos, a fin de lograr su identificación, implicación e interacción.

Aunque participaría en la organización del acto o ceremonia, no estaría involucrada  directamente en lo más importante, en el guión y  puesta en escena, ornamentación, envío y confirmación de invitaciones, selección, precedencia, recibimiento y  colocación de las autoridades e invitados, logística y personal de apoyo, etc. En definitiva  la organización global del acto.

(1). Gerardo Correa. La empresa y su protocolo. Ediciones Protocolo. Madrid 2004. Pág. 25

Hace unos años, a menos que  la empresa tuviera cierta entidad o dimensión, el protocolo estaba reservado al mundo institucional oficial  de la administración y de la diplomacia. Las empresas sin ninguna regulación orgánica, ni tampoco con  una autoridad de referencia que pudiera  imponer un criterio o resolución de problemas  como ocurre en el protocolo oficial, actuaban en la organización de actos con criterios y juicios individuales relacionados  con la comercialización y las RR.PP., y en el mejor de los casos con el criterio particular de los miembros de la cúpula directiva.

Hay que tener en cuenta que las reglas, tradición y costumbres del protocolo de instituciones u organizaciones oficiales públicas, no son ni pueden ser las mismas que las de las empresas o entidades privadas. Si bien, respetando en lo posible la precedencia de las autoridades  asistentes al acto o ceremonia, los criterios de organización y presidencia serán regulados por la entidad anfitriona/organizadora y por la tradición inveterada del lugar.

Por ejemplo, el Departamento de Protocolo de una empresa/entidad tendrá que regular el ordenamiento interno de sus directivos y cargos, pues la  posición jerárquica de los mismos va a condicionar su colocación en actos y ceremonias tanto dentro como fuera de la empresa y por ende sus relaciones con el protocolo oficial. El anfitrión directivo tendrá el lugar preferente salvo la asistencia de algunas de las más altas  autoridades del Estado.

En pleno siglo XXI, en las grandes empresas ya se han consolidado los Departamentos de Protocolo,  a veces dentro de los de Comunicación o Relaciones Institucionales (RR.II.).  Si bien  en las PYMES aunque no los tienen, cada vez más  solicitan el asesoramiento a las Cámaras u Organizaciones Empresariales que las poseen y en las que están encuadradas, haciéndolo con asiduidad cada vez que realizan inauguraciones, stands en ferias  o  la presentación de un producto o servicio.

Muchas empresas invierten cuantiosas sumas de dinero en imagen corporativa, lanzamientos del productos, comunicación y publicidad, etc. pero cuando organizan un acto o ceremonia, su puesta en escena ha sido un verdadero desastre, llegándose al caso del olvido de invitados relevantes o relacionados con el producto o servicio, habitabilidad del lugar inadecuada, mala megafonía, exceso de oradores y extensión de sus presentaciones, falta de documentación explicativa a la prensa entre otros.

 Para evitar situaciones desagradables y resultados contrarios a la finalidad de los actos y ceremonias, es necesario contemplar la figura o asesoramiento del departamento o persona responsable de protocolo, el cual  organice  y supervise todas las actividades relacionadas con la organización de eventos, algunas de las cuales  han sido citadas al principio de este articulo. Su dependencia orgánica deberá ser fijada  en virtud de las características organizativas de la empresa, pero es recomendable que trabaje  en línea directa con el máximo dirigente empresarial de la entidad y con el departamento de comunicación de la misma.

COMETIDOS DEL DEPRATAMENTO DE PROTOCOLO

Deberá relacionarse institucional y socialmente con los responsables y homólogos del mundo empresarial, político e institucional del área donde está ubicada la empresa en particular  y de la sociedad en general.

Uno de los cometidos principales y prioritarios seria la elaboración del manual o reglamento interno, donde se  articulen las normas y procedimientos que regulen  los actos y ceremonias internas de la empresa  así como sus actividades públicas.  Este reglamento debería incluir algunos de los siguientes puntos:

  • Nombramiento de la jefatura de protocolo y dependencia funcional y orgánica.
  • Enseñas, logos y símbolos externos de la empresa
  • Establecimiento de un ceremonial rigurosamente empresarial.
  • Ámbito de aplicación.
  • Presidencia y precedencia de los directivos en los actos y ceremonias de la propia empresa.
  • Presidencia y precedencia de los directivos en confluencia con autoridades o directivos de otras empresas.
  • Procedimiento para el recibimiento de autoridades y directivos de empresas.
  • Distinciones, premios y procedimiento de concesión.
  • Patrocinio y procedimiento de constitución.

CONCLUSIONES

El protocolo empresarial tiene la misma finalidad y razón de ser que el protocolo oficial o institucional, diferenciándose básicamente en su compleja gestión.

La Marca o identidad corporativa no se logra simplemente con el diseño de colores, logos o uniformidad, cualquier gasto en publicidad o  en imagen empresarial  al organizar una ceremonia pública,  que no lleve aunada  una forma de actuar común de sus directivos y empleados en cualquier situación geográfica,  tanto en los actos que realiza como en las relaciones con el público y potenciales clientes, no defenderá una identidad que diferencie a la empresa en cuestión y la llevará a diluirse en la inmensidad del mundo competitivo en que nos movemos en la actualidad.

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